เป็นวิธีการสื่อสารที่นิยมใช้กันมากไม่ใช่อย่างที่คุณทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง โลกยุคการสื่อสารฉับไว เขาว่ากันเป็นเรื่องๆและไม่เยิ่นเย้อ
*************************การติดต่อสื่อสารมี 2 ระบบ ซึ่งแต่ละระบบได้ผลที่แตกต่างกันไป คือ
การสื่อสารระบบทางเดียว (One-way Communication) เป็นการติดต่อสื่อสารในลักษณะที่ผู้ส่งเป็นผู้ให้ข่าว มีอิทธิพลต่อผู้รับเพียงฝ่ายเดียว โดยผู้รับไม่มีโอกาสโต้ตอบ หรือซักถามข้อสงสัยใด ๆ
การสื่อสารระบบสองทาง (Two-way Communication) เป็นการติดต่อสื่อสารที่ผู้รับสาร มีการตอบสนอง และมีปฏิกิริยาป้อนกลับไปยังผู้ส่งสาร สามารถโต้ตอบ ปรึกษาหารือ และแลกเปลี่ยนความคิดกันได้
ลีวิท และมูลเลอร์ (Leavitt and Moller 1951) ได้ศึกษาวิจัยการติดต่อสื่อสารทั้ง 2 แบบนี้และสรุปผลว่า การติดต่อสื่อสารทางเดียวมีความรวดเร็ว และความเป็นระเบียบมากกว่าการติดต่อสื่อสารสองทาง อย่างไรก็ตาม การติดต่อสื่อสารสองทางจะสร้างความเข้าใจและการตัดสินใจได้มากกว่า ซึ่งในองค์การสามารถใช้ได้ทั้ง 2 ระบบแต่จะเลือกใช้วิธีการใดจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้ใช้
ประเภทของการติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสารด้วยการพูด (verbal communications) เป็นวิธีการที่ใช้กันมากที่สุดในการนำข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง โดยเฉพาะนักบริหารก็มักจะพบว่าตนนั้นอยู่ภายในสภาพแวดล้อมที่เมไปด้วยคำพูด อย่างไรก็ตาม ก็ยังปรากฏปัญหาเกี่ยวกับวิธีการใช้ภาษาพูดนี้อยู่เสมอ ๆ หรือปัญหาเกี่ยวกับการใช้คำที่ใช้เฉพาะในวงการหนึ่ง ๆ หรือคำที่ใช้เฉพาะในกลุ่มหรือคำเทคนิคเฉพาะสาขาใดสาขาหนึ่ง หรือคำย่อหรือรหัสที่ใช้กันในองค์การใดองค์การหนึ่งจะเป็นปัญหาที่สร้างความไม่เข้าใจอย่างยิ่งให้แก่บุคคลที่ต้องเข้ามาเกี่ยวข้องกับหน่วยงานหรือกลุ่มคนนั้น ดังนั้นปัญหาของการใช้คำจึงเป็นเรื่องที่ยากอยู่ไม่น้อย
การติดต่อสื่อสารด้วยคำพูดอาจกระทำด้วยการพูดหรือการเขียนก็ได้ โดยมากบุคคลมักจะพบว่าการติดต่อสื่อสารด้วยการเขียนยากกว่าการพูด ทั้งนี้อาจเป็นเพราะบุคคลนั้นมีความสามารถในทางภาษาน้อยเขาอาจรู้ศัพท์เป็นจำนวนไม่พอและไม่สามารถรู้จักการใช้ศัพท์ดีพอเป็นต้น ทำให้เข้าไม่สามารถเข้าใจในสิ่งที่ผู้ส่งส่งมาได้ดี โดยเฉพาะในภาษาเขียน และเช่นกันเค้าทำหน้าที่เป็นผู้ส่ง เขาอาจไม่แน่ใจในคำสะกดเป็นอาทิ ซึ่งทำให้การเขียนของเค้ายากยิ่งขึ้น เมื่อเทียบกับการพูด อีกประการหนึ่งการติดต่อสื่อสารที่อาศัยการเขียนนั้นมักจะมีลักษณะของการติดต่อสื่อสารทางเดียว กล่าวคือ ผู้ส่งจะส่งข่าวสารไปยังผู้รับ แต่ผู้รับจะไม่มีโอกาสที่จะทำความเข้าใจในความหมายได้อย่างชัดเจน ถ้าเขาเกิดความสงสัยแล้ว เขาก็จะไม่ได้รับคำอธิบายหรือชี้แจงจากผู้ส่งข่าวสาร ดังนั้นทุกคนควรได้ตระหนักถึงระดับความสามารถในภาษาของผู้รับข่าวสารให้มาก
นอกจากนั้นยังปรากฏปัญหาที่ซับซ้อนในเรื่องของภาษา นั่นก็คือในภาษาหนึ่ง ๆ จะปรากฏความบกพร่อง ภาษาเป็นระบบที่มนุษย์คิดสร้างขึ้นเพื่อประโยชน์ในการแทนความหมายซึ่งไม่ปรากฏว่ามีระบบภาษาใดที่สมบูรณ์โดยไม่มีข้อบกพร่อง เช่น คำ ๆ หนึ่ง อาจมีความหมายได้หลายนัย เป็นต้น ซึ่งขอนำไปกล่าวในตอนต่อไปเกี่ยวกับปัญหาในตัวภาษาเอง
การติดต่อสื่อสารโดยไม่ใช้คำพูด (non-verbal communications) การติดต่อระหว่างมนุษย์ด้วยกันโดยไม่อาศัยคำพูดนี้เป็นที่น่าสนใจของนักพฤติกรรมองค์การมากโดยเฉพาะในระยะ 10 ปีที่แล้วมาทั้งนี้เพราะตระหนักถึงทั้งความรู้สึกและอารมณ์ซึ่งมีอยู่ในกระบวนการการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
ปัญหาและอุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร
ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารเป็นเครื่องมือสำคัญของบุคคลทุกฝ่ายในองค์การ การทำงานจะประสบความสำเร็จได้นั้น ส่วนหนึ่งอยู่ที่ความเข้าใจ โดยอาศัยการติดต่อสื่อสาร หากการติดต่อสื่อสารเกิดปัญหา และอุปสรรคขึ้นก็จะส่งผลให้เกิดการเข้าใจผิด และส่งผลให้เกิดการทำงานผิดพลาดได้
จากความสำคัญขององค์ประกอบในกระบวนการสื่อสารที่สำคัญ 3 ประการอันได้แก่ ผู้ส่งสาร ข่าวสาร และผู้รับสาร อุปสรรคที่ทำให้การสื่อสารไม่บรรลุผลนั้น มาจากองค์ประกอบ 3 ประการนี้เช่นกัน ซึ่งสามารถสรุปได้ ดังต่อไปนี้
1. ด้านผู้ส่งสาร
- มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อผู้รับสาร หรือข่าวสารนั้น ๆ
- มีความรู้ ความเข้าใจในข่าวสารไม่เพียงพอ หรือไม่ชัดเจน
- มีความรู้ ความสามารถ และความชำนาญในการส่งสารไม่เพียงพอ
- ขาดการวางแผน หรือขั้นตอนการส่งสารที่เหมาะสม
- ภาษาที่ใช้ในการส่งสารทั้งภาษาพูด และภาษาท่าทางไม่ตรง หรือไม่เหมาะสมกับผู้รับสาร
- ใช้วิธีการส่งสารที่ไม่เหมาะสมกับบุคคล และเหมาะสมกับกาลเทศะ
- ขาดเทคนิคในการส่งสาร เช่น การสร้างบรรยากาศ หรือความสัมพันธ์กับผู้รับ
- มีสภาพร่างกายไม่เหมาะสมกับการรับสาร เช่น เหน็ดเหนื่อยมีอาการเจ็บป่วย
- ไม่มีเวลาเพียงพอที่จะส่งสารอย่างสมบูรณ์ หรือรีบเร่งจนเกินไป
- มีความเชื่อมั่นในตนเองมากเกินไป จนไม่ต้องการจะเพิ่มประสิทธิภาพในการส่งสาร
2. ด้านผู้รับสาร
- มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อผูส่งสาร หรือข่าวสาร
- มีพื้นฐานของความเข้าใจในข่าวสารนั้นน้อยเกินไป
- ไม่ใช้เทคนิคการช่วยจำ เช่น การจดบันทึกเพิ่มเติม
- ขาดความสามารถ และความชำนาญในการรับข่าวสาร
- ไม่ยอมรับข่าวสารนั้น เนื่องจากมีประสบการณ์ หรือความคิดเห็นที่ขัดแย้งกับข่าวสารนั้น
- สรุปข่าวสารที่ได้รับด้วยอารมณ์มากกว่าเหตุผล หรือข้อเท็จจริง
- ข่าวสารมีมากเกินความสามารถที่จะรับได้
- ร่างกายอยู่ในสภาพไม่พร้อมที่จะรับข่าวสาร
- เวลาไม่เพียงพอที่จะรับข่าวสารอย่างสมบูรณ์
3. ด้านข่าวสาร
- ข่าวสารนั้นสั้น หรือน้อยเกินไป จนไม่สามารถแปลความหมายได้
- ข่าวสารนั้นยาก หรือสูงเกินความสามรถของผู้สื่อสาร
- ข่าวสารมีภาษาเฉพาะ หรือใช้ศัพท์เทคนิคเกินความสามารถ
- ข่าวสารนั้นกำกวม หรือมีความหมายหลายทาง
- ข่าวสารนั้นไม่สอดคล้องกับสภาพปัจจุบัน
ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสารมีประโยชน์ต่อการบริหารงานดังต่อไปนี้
1. เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร คือการแจ้งข้อมูลข่าวสารขององค์การต่อพนักงาน เพื่อให้พนักงานสามารถประสานและบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน
2. เพื่อกระตุ้นและจูงใจ การจูงใจเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ก่อให้เกิดการพัฒนาการทำงานขอพนักงานในองค์การจะได้รับการจูงใจและการกระตุ้นจากการสื่อสาร องค์การจะมีประสิทธิภาพหรือไม่จึงขึ้นอยู่กับความสามารถในการชักจูงผ่านการสื่อสารดังกล่าว
3. เพื่อประเมินผลการทำงาน ปัจจุบันองค์การมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาจึงทำให้ต้องมีการประเมินผลการทำงานสม่ำเสมอเพื่อประเมินความก้าวหน้าของการทำงาน ดังนั้นกระบวนการสื่อสารจะต้องมีประสิทธิภาพและสมบูรณ์พร้อมมีการส่งข้อมูลย้อนกลับ ซึ่งจะทำให้องค์การสามารถดำเนินงานไปในแนวทางที่ถูกต้อง
4. เพื่อสร้างความสัมพันธ์ในหมู่คณะ ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับพนักงานผู้บริหารกับผู้บริหาร พนักงานกับพนักงานทั้งในสายการบังคับบัญชาที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการก็จะเกิดจากการสื่อสารระหว่างกันทั้งสิ้น การสื่อสารจึงเป็นตัวสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันและทำให้องค์การดำรงอยู่และพัฒนาไปได้ในทุกสถานการณ์
5. เพื่อวินิจฉัยสั่งการ หน้าที่อย่างหนึ่งของฝ่ายบริหารก็คือการออกคำสั่งกับกลุ่มบุคคลที่อยู่ในองค์การ การออกคำสั่งดังกล่าวจำเป็นต้องใช้การสื่อสารที่รวดเร็ว แน่นอนและถูกต้อง ดังนั้นถ้าผู้บริหารไม่ใช้การสื่อสารก็ไม่สามารถสั่งการหรือมอบหมายหน้าที่ให้พนักงานดำเนินการได้เลย
Supports( [ติดต่อสอบถาม)
สมัครสมาชิก PageQQ ง่าย ๆ อนุมัติรวดเร็วหากต้องการทำธุรกิจPageQQ แบบ ออนไลน์ 100% ก็สามารถร่วมงานกับทีม Online
ที่จะส่งเสริมและสนับสนุนการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด
โทรสอบถามรายละเอียดได้ที่ 082-072-2613
ข้อมูลเพิ่มเติมแอดไลน์ ผู้นำเลยค่ะ
หรือลงทะเบียนฟรี แค่เพียงปลายนิ้วสัมผัส โดยคลิกลิ๊งค์อัตโนมัติที่นี่นะคะ(ต้องใช้อีเมล์)...
ดูคลิปสอนการกรอกสมัครสมาชิกได้ที่นี่ค่ะ
แต่หากยุ่งยากไม่สะดวกต้องการให้อัพไลน์กรอกให้ ก็เชิญลงทะเบียนที่นี่เลยค่ะ
หรือแอดFacebook ที่นี่ค่ะ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น